ต้องรู้
- คุณสามารถสร้างได้ในศูนย์การจัดการ MS 365 ภายใต้ กลุ่ม > กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน เลือก เพิ่มกล่องจดหมาย และทำตามขั้นตอนจากที่นั่น
- ทุกคนที่ได้รับมอบหมายให้ใช้งานกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันของ Microsoft Office 365 สามารถเข้าถึงทุกสิ่งที่อยู่ในนั้นได้: อีเมลขาเข้า การตอบกลับ การส่งต่อ ฯลฯ
- ผู้ใช้ Office 365 ต้องการการสมัครใช้งาน Microsoft Exchange Online เพื่อเข้าถึงอีเมลที่แชร์
บทความนี้อธิบายวิธีเพิ่มผู้ใช้ในกล่องจดหมาย Outlook ที่แชร์ และวิธีใช้กล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook บนเว็บ และจากแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่คำแนะนำเหล่านี้ใช้กับ Office 365 สำหรับ Windows และ macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 และ 2010; Outlook สำหรับ iOS และ Android; และ Outlook บนเว็บ
วิธีสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ใน Office 365
คุณสามารถสร้างกล่องจดหมายที่แชร์ได้มากเท่าที่คุณต้องการ แต่ผู้ใช้แต่ละรายที่คุณกำหนดให้กับกล่องจดหมายจะต้องมีการสมัครใช้งาน Microsoft 365 วิธีตั้งค่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน:
-
ลงชื่อเข้าใช้ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบส่วนกลางของ Microsoft 365 หรือข้อมูลประจำตัวของบัญชีผู้ดูแลระบบ Exchange
ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 เดิมเรียกว่าศูนย์การจัดการ Office 365
-
เลือก กลุ่ม > กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน ในบานหน้าต่างนำทาง
Image - เลือก เพิ่มกล่องจดหมาย ใน กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน หน้า
-
ในหน้า เพิ่มกล่องจดหมาย พิมพ์ชื่อสำหรับกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันในฟิลด์ Name
Image -
นามแฝงของกล่องจดหมายจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติในช่อง Email แต่คุณสามารถเปลี่ยนนามแฝงได้หากต้องการ เมื่อคุณตั้งชื่อกล่องจดหมายที่แชร์แล้ว ให้เลือก เพิ่ม
Image - เลือก เพิ่มสมาชิกในกล่องจดหมายนี้ ภายใต้ ขั้นตอนต่อไป.
- เลือก เพิ่มสมาชิก บนหน้า เพิ่มสมาชิกกล่องจดหมายที่แชร์ หน้า
-
ใต้ Members ทำเครื่องหมายที่ช่องข้างแต่ละบุคคลที่จะสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ได้ เมื่อเสร็จแล้ว เลือก บันทึก จากนั้นเลือก ปิด.
หากคุณไม่เห็นชื่อบุคคลในรายการ ให้เลือก ค้นหา แล้วพิมพ์ชื่อบุคคลนั้น
วิธีบันทึกอีเมลที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์
เมื่อผู้ใช้ส่งข้อความอีเมลจากกล่องจดหมายที่แชร์ สำเนาของข้อความนั้นจะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ Sent Items ของผู้ใช้รายนั้น ไม่ใช่ในกล่องจดหมายที่แชร์ หากคุณต้องการบันทึกอีเมลเหล่านี้ในกล่องจดหมายที่แชร์ คุณต้องแก้ไขการตั้งค่ากล่องจดหมายที่แชร์
ในการบันทึกข้อความอีเมลที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ลงชื่อเข้าใช้ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 แล้วเลือก กลุ่ม > กล่องจดหมายที่แชร์ ในบานหน้าต่างนำทาง
- เลือกกล่องจดหมายที่แชร์ของคุณ
-
เลือก แก้ไข ข้าง รายการที่ส่งแล้ว.
Image - ตั้งทั้ง คัดลอกรายการที่ส่งเป็นกล่องจดหมายนี้ และ คัดลอกรายการที่ส่งในนามของกล่องจดหมายนี้ เป็น เปิด จากนั้นเลือก บันทึก.
วิธีใช้กล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook 2016, Outlook 2013 และ Outlook 2010
เมื่อคุณตั้งค่ากล่องจดหมายที่แชร์ ผู้ใช้รายอื่นไม่ต้องดำเนินการใดๆ เพื่อแสดงกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อป กล่องเมลที่แชร์จะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติในแถบด้านข้างของ Outlook
ในการส่งอีเมลจากกล่องจดหมายที่แชร์ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- เลือกแท็บ Home ที่ด้านบนของ Outlook
-
เลือก อีเมลใหม่ เพื่อสร้างข้อความใหม่
Image - เลือก From ในข้อความอีเมลใหม่ จากนั้นเลือกกล่องจดหมายที่แชร์
- พิมพ์ข้อความและเลือก ส่ง.
วิธีเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์ใน Outlook บนเว็บ
ถ้าคุณต้องการทำงานกับกล่องจดหมายที่แชร์ในเว็บเบราว์เซอร์ คุณต้องเพิ่มกล่องจดหมายด้วยตนเอง เมื่อต้องการเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ไปยัง Outlook บนเว็บ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft 365 ของคุณ แล้วเลือกแอป Outlook
- คลิกขวา โฟลเดอร์ (หรือชื่อกล่องจดหมายของคุณ) ในบานหน้าต่างนำทาง แล้วเลือก เพิ่มโฟลเดอร์ที่แชร์.
- พิมพ์ที่อยู่อีเมลของกล่องจดหมายที่แชร์ในกล่องโต้ตอบ เพิ่มโฟลเดอร์ที่แชร์ จากนั้นเลือก เพิ่ม.
วิธีเพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์ไปยังแอพ Outlook Mobile
หากคุณต้องการเข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์จากสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดแอป Outlook สำหรับ iOS หรือ Android แล้วลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ
-
แตะ เพิ่มบัญชี ในบานหน้าต่างด้านซ้าย แล้วแตะ เพิ่มกล่องจดหมายที่แชร์
ถ้าคุณมีบัญชี Outlook หลายบัญชี ให้เลือกบัญชีที่มีสิทธิ์เข้าถึงกล่องจดหมายที่แชร์
-
ป้อนที่อยู่อีเมล เมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์ คุณควรเห็นกล่องจดหมายที่แชร์ของคุณใต้บัญชีของคุณในแอป Outlook
ถ้าคุณต้องการลบกล่องจดหมายที่แชร์ออกจากแอป Outlook ให้ไปที่ Settings > Accounts จากนั้นแตะกล่องจดหมายที่แชร์และ เลือก ลบบัญชี.
กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันใน Office 365 คืออะไร
ทุกคนที่กำหนดให้กับกล่องจดหมายที่แชร์ของ Office 365 จะสามารถเข้าถึงข้อความทั้งหมดในนั้นได้อย่างสมบูรณ์ ผู้ใช้ที่เป็นสมาชิกสามารถอ่านอีเมลขาเข้า ตอบกลับข้อความ ส่งต่อข้อความ และดูว่าผู้อื่นตอบกลับอย่างไร
เมื่อสมาชิกในทีมตอบกลับข้อความอีเมลจากกล่องจดหมายที่แชร์ อีเมลจะถูกส่งจากที่อยู่ที่แชร์แทนที่จะเป็นที่อยู่อีเมลของแต่ละคน ดังนั้นข้อมูลของทุกคนจึงยังคงเป็นความลับที่กล่าวว่ากล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันมักไม่มีชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่าน ทำให้เกิดความกังวลด้านความปลอดภัย
ทำไมถึงใช้กล่องจดหมายที่แชร์
กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันเหมาะอย่างยิ่งสำหรับฝ่ายบริการลูกค้าหรือฝ่ายการตลาดที่ต้องการให้สมาชิกในทีมคนถัดไปตอบข้อความอีเมลขาเข้า กล่องจดหมายที่แชร์ยังมาพร้อมกับรายชื่อผู้ติดต่อที่แชร์และปฏิทินที่แชร์ ดังนั้นสมาชิกของกลุ่มจึงสามารถสร้างการนัดหมายในตำแหน่งส่วนกลางที่สมาชิกทุกคนสามารถมองเห็นได้
