ทำงานอีเมลพื้นฐานอัตโนมัติใน Apple Mail ด้วยกฎของ Apple Mail เมื่อคุณสร้างกฎของ Mail คุณจะบอกแอปถึงวิธีประมวลผลจดหมายขาเข้า กฎของเมลทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การย้ายข้อความประเภทเดียวกันไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่ง การเน้นข้อความจากเพื่อนและครอบครัว หรือการกำจัดอีเมลขยะ
คำแนะนำในบทความนี้ใช้กับ Mac ที่มี macOS Mojave (10.14.) และ Mail เวอร์ชัน 12.4 macOS เวอร์ชันก่อนหน้าใช้กระบวนการที่คล้ายกัน
กฎของเมลทำงานอย่างไร
แต่ละกฎมีสององค์ประกอบ: เงื่อนไขและการดำเนินการ เงื่อนไขเป็นแนวทางในการเลือกข้อความที่มีผลกระทบต่อการดำเนินการตัวอย่างเช่น กฎของ Mail ที่มีเงื่อนไขในการค้นหาอีเมลจากเพื่อนของคุณ Se อนอาจมีการดำเนินการเพื่อเน้นข้อความเพื่อให้คุณสังเกตเห็นได้ง่ายในกล่องจดหมายของคุณ
กฎของอีเมลเป็นมากกว่าการค้นหาและไฮไลต์ข้อความ กฎของเมลจัดระเบียบเมล ตัวอย่างเช่น กฎสามารถ:
- จดจำข้อความที่เกี่ยวข้องกับธนาคารและย้ายไปยังโฟลเดอร์อีเมลธนาคาร
- ย้ายสแปมจากผู้ส่งที่เกิดซ้ำไปยังโฟลเดอร์ขยะหรือถังขยะ
- ส่งต่อข้อความไปยังที่อยู่อีเมลอื่น
นอกจากการสร้างกฎง่ายๆ คุณสามารถสร้างกฎผสมที่ค้นหาหลายเงื่อนไขก่อนที่จะดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งหรือมากกว่า
Mail สามารถเรียกใช้ AppleScripts เพื่อดำเนินการเพิ่มเติม เช่น การเปิดแอปพลิเคชันเฉพาะ
ประเภทของเงื่อนไขและการดำเนินการของเมล
รายการเงื่อนไขที่ Mail สามารถตรวจสอบได้นั้นมีมากมาย แต่บางเงื่อนไขก็ใช้กันทั่วไปมากกว่าเงื่อนไขอื่นๆเมลสามารถใช้รายการใดก็ได้ที่รวมอยู่ในส่วนหัวของเมลเป็นรายการตามเงื่อนไข ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ from, to, CC, subject, a ผู้รับใดๆ, วันที่ส่ง, วันที่ได้รับ, ลำดับความสำคัญ และบัญชีอีเมล อีเมลยังสามารถกรองโดย:
- มี
- ไม่มี.
- เริ่มต้นด้วย
- ลงท้ายด้วย
- เท่ากับ.
การดำเนินการที่สามารถใช้ได้เมื่ออีเมลตรงกับเงื่อนไข ได้แก่:
- ย้ายข้อความ
- คัดลอกข้อความ
- กำหนดสีของข้อความ
- เล่นเสียง
- ไอคอนเด้งในท่าเรือ
- ส่งการแจ้งเตือน
- ตอบกลับข้อความ
- ส่งต่อข้อความ
- ข้อความเปลี่ยนเส้นทาง
- ลบข้อความ
- ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว
- ทำเครื่องหมายว่าติดธง
- เรียกใช้ Applescript
สร้างกฎการส่งจดหมายฉบับแรกของคุณ
บทช่วยสอนนี้สร้างกฎผสมที่จดจำอีเมลจากบริษัทบัตรเครดิตและไฮไลต์ข้อความในกล่องจดหมาย ในตัวอย่างนี้ ข้อความถูกส่งจากบริการแจ้งเตือนที่ Example Bank และมีที่อยู่จากที่ลงท้ายด้วย alert.examplebank.com
เนื่องจากได้รับการแจ้งเตือนประเภทต่างๆ จากธนาคารตัวอย่าง บทช่วยสอนนี้จึงสร้างกฎที่กรองข้อความตามช่องจากและช่องเรื่อง ใช้สองฟิลด์นี้เพื่อแยกความแตกต่างของประเภทของการแจ้งเตือนที่ได้รับ
เพิ่มกฎ
วิธีที่เร็วที่สุดในการเริ่มกฎใหม่คือการเปิดข้อความใน Mail และตั้งกฎโดยใช้ข้อมูลในข้อความ ถ้าเลือกข้อความเมื่อคุณเพิ่มกฎใหม่ แอพเมลจะใช้ข้อมูลในช่องจาก ถึง และเรื่อง เพื่อกรอกเงื่อนไขกฎ การเปิดข้อความนั้นจะแสดงข้อความเฉพาะที่คุณต้องการสำหรับกฎด้วย
ในการสร้างกฎตามข้อความที่เลือก:
-
ไปที่ Mail > Preferences.
Image -
ใน Preferences เลือก Rules.
Image -
เลือก เพิ่มกฎ.
Image -
ในกล่องข้อความ Description ให้ป้อนชื่อสำหรับกฎ ตัวอย่างเช่น Example Bank CC Statement.
Image
เพิ่มเงื่อนไขแรก
คำสั่ง If สลับระหว่างสองเงื่อนไข: ถ้ามี และ ถ้าทั้งหมด คำสั่ง if มีประโยชน์สำหรับหลายเงื่อนไข เช่น ในตัวอย่างนี้ ซึ่งคุณต้องการทดสอบทั้งฟิลด์ From และ Subjectหากคุณทดสอบเพียงเงื่อนไขเดียว คำสั่ง if ไม่สำคัญ คุณจึงสามารถปล่อยให้มันอยู่ในตำแหน่งเริ่มต้นได้
-
เลือก If > ทั้งหมด.
Image - ในส่วนเงื่อนไขด้านล่างคำสั่ง If ให้เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงรายการแรกแล้วเลือก จาก.
- เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงอันที่สองแล้วเลือก contains.
- หากข้อความเปิดอยู่ (หรือเลือกไว้) เมื่อคุณสร้างกฎนี้ ฟิลด์ถัดจาก contains จะเติมที่อยู่อีเมลจากที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ มิฉะนั้น ป้อนข้อมูลนี้ด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น ป้อน alert.examplebank.com.
เพิ่มเงื่อนไขที่สอง
ในการสร้างกฎที่ซับซ้อน ให้เพิ่มเงื่อนไขชุดที่สองเพื่อกรองข้อความเพิ่มเติม ในบทช่วยสอนนี้ กฎจะใช้กับข้อความที่มาจากผู้ส่งที่ระบุและมีหัวเรื่องที่ระบุ
ในการเพิ่มเงื่อนไขที่สองให้กับกฎ:
-
ไปทางขวาของบรรทัดเงื่อนไขแรก และคลิกปุ่ม Plus (+) เพื่อเพิ่มบรรทัดเงื่อนไขที่สอง
Image - ในส่วนเงื่อนไขที่สอง เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงอันแรกแล้วเลือก Subject.
- เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงอันที่สองแล้วเลือก contains.
-
หากเปิดข้อความ ช่องถัดจากช่อง contains จะเติมหัวเรื่องจากอีเมลโดยอัตโนมัติ มิฉะนั้น ป้อนข้อมูลนี้ด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น ป้อนตัวอย่างใบแจ้งยอดธนาคาร
เพิ่มการกระทำที่จะดำเนินการ
เลือกการดำเนินการกับข้อความที่เลือกโดยเงื่อนไขกฎ ในตัวอย่างนี้ ข้อความที่ตรงตามเงื่อนไขกฎสำหรับผู้ส่งและหัวเรื่องจะถูกเน้นด้วยสีแดง
ในการเพิ่มการกระทำในกฎ:
-
ใน ดำเนินการดังต่อไปนี้ เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงรายการแรกและเลือก กำหนดสี.
Image - เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงอันที่สองแล้วเลือก ของข้อความ.
- เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงที่สามแล้วเลือก สีแดง.
- คลิก ตกลง เพื่อบันทึกกฎใหม่
คุณสามารถเพิ่มได้มากกว่าหนึ่งการกระทำ เช่นเดียวกับที่คุณสามารถเพิ่มได้มากกว่าหนึ่งเงื่อนไข ใช้เกณฑ์หลายข้อเพื่อปรับแต่งประสิทธิภาพของกฎ
กฎใหม่จะมีผลกับข้อความที่ตามมาทั้งหมดที่คุณได้รับ หากคุณต้องการให้กฎใหม่ประมวลผลเนื้อหาปัจจุบันของกล่องจดหมายของคุณ ให้กด Command+ A เพื่อเลือกข้อความทั้งหมดในกล่องจดหมาย จากนั้นไปที่ เมนู Mail เลือก ข้อความ และเลือก ใช้กฎ
