การสูญเสียเอกสารสำคัญที่คุณใช้เวลาสร้างนานมากจนน่าหงุดหงิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นเหมือนผู้ใช้ส่วนใหญ่ ที่สร้างเอกสารบนคอมพิวเตอร์โดยตรง และไม่มีประโยชน์ของสำเนาที่เขียนด้วยลายมือ
หกวิธีในการรักษาเอกสารประมวลผลคำของคุณให้ปลอดภัย
อย่าเก็บเอกสารของคุณไว้ใน OS Drive
ในขณะที่โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่จะบันทึกไฟล์ของคุณในโฟลเดอร์ My Documents แต่นี่เป็นที่ที่แย่ที่สุดสำหรับพวกเขา ไม่ว่าจะเป็นไวรัสหรือความล้มเหลวของซอฟต์แวร์ ปัญหาคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ส่งผลกระทบต่อระบบปฏิบัติการ และบ่อยครั้ง ทางออกเดียวคือการฟอร์แมตไดรฟ์ใหม่และติดตั้งระบบปฏิบัติการใหม่ในกรณีเช่นนี้ ทุกอย่างในไดรฟ์จะหายไป
การติดตั้งฮาร์ดไดรฟ์ตัวที่สองบนคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นวิธีที่ค่อนข้างประหยัดในการแก้ไขปัญหานี้ ฮาร์ดไดรฟ์ภายในตัวที่สองจะไม่ได้รับผลกระทบหากระบบปฏิบัติการเสียหาย และยังสามารถติดตั้งบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้หากต้องการซื้อใหม่
หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับการติดตั้งไดรฟ์ภายในตัวที่สอง ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกก็เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม ไดรฟ์ภายนอกสามารถต่อเข้ากับคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้โดยเสียบเข้ากับพอร์ต USB หรือ FireWire ไดรฟ์ภายนอกจำนวนมากยังมีประโยชน์เพิ่มเติมในการสำรองข้อมูลแบบแตะครั้งเดียวหรือตามกำหนดเวลา คุณระบุโฟลเดอร์และกำหนดการ และซอฟต์แวร์จะดูแลส่วนที่เหลือ
บรรทัดล่าง
การจัดเก็บไฟล์ของคุณในตำแหน่งที่แตกต่างจากระบบปฏิบัติการของคุณไม่เพียงพอ คุณต้องสร้างการสำรองไฟล์ของคุณเป็นประจำ เพิ่มโอกาสในการดึงไฟล์โดยสำรองข้อมูลสำรองเป็นครั้งที่สองหากข้อมูลมีความสำคัญ ให้ลองจัดเก็บข้อมูลสำรองไว้ในห้องนิรภัยที่ทนไฟ
ระวังไฟล์แนบอีเมล
แม้ว่าคุณจะแน่ใจว่าไม่มีไวรัส แต่ไฟล์แนบอีเมลอาจทำให้ข้อมูลสูญหายได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับเอกสารที่มีชื่อเดียวกับในไดรฟ์ของคุณ และซอฟต์แวร์อีเมลของคุณได้รับการตั้งค่าให้บันทึกไฟล์แนบในตำแหน่งเดียวกัน คุณจะเสี่ยงต่อการเขียนทับไฟล์ที่มีอยู่แล้ว สิ่งนี้มักเกิดขึ้นเมื่อคุณทำงานร่วมกันในเอกสารและเพื่อนร่วมงานส่งการอัปเดตทางอีเมล
ตั้งโปรแกรมอีเมลของคุณให้บันทึกไฟล์แนบในตำแหน่งที่ไม่ซ้ำ หรือคิดให้รอบคอบก่อนบันทึกไฟล์แนบอีเมลในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ
ระวังความผิดพลาดของผู้ใช้
ใช้ประโยชน์จากการป้องกันที่รวมอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำของคุณ เช่น คุณสมบัติการกำหนดเวอร์ชันและการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม วิธีทั่วไปที่ผู้ใช้สูญเสียข้อมูลคือเมื่อพวกเขากำลังแก้ไขเอกสารและลบบางส่วนโดยไม่ได้ตั้งใจ หลังจากบันทึกเอกสารแล้ว ส่วนที่เปลี่ยนแปลงหรือลบจะสูญหายไป เว้นแต่คุณจะเปิดใช้งานฟีเจอร์ที่เก็บการเปลี่ยนแปลงไว้ให้คุณ
หากคุณไม่ต้องการจัดการกับคุณสมบัติขั้นสูง ให้ใช้ปุ่ม F12 ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานเพื่อบันทึกไฟล์โดยใช้ชื่ออื่น ไม่เป็นระเบียบเหมือนวิธีอื่นๆ แต่เป็นวิธีที่มีประโยชน์
ไปที่คลาวด์
การจัดเก็บไฟล์และการสำรองข้อมูลในคลาวด์กลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์มีข้อดีมากมาย เช่น การจัดสรรพื้นที่กว้างขวาง ใช้งานง่าย เข้าถึงได้จากทุกที่และทุกอุปกรณ์ที่คุณใช้ และความน่าเชื่อถือ
บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำรองเซิร์ฟเวอร์ของตน จึงมีการป้องกันสองชั้นสำหรับไฟล์ที่จัดเก็บด้วยวิธีนี้ ด้วยเหตุผลเหล่านี้ พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับคนส่วนใหญ่มากขึ้นเรื่อยๆ
มีตัวเลือกฟรีหลายตัวหลัก:
- Google ไดรฟ์มีความจุ 15 GB สำหรับบัญชี Google ทุกบัญชี
- ผู้ใช้ Mac จะได้รับ 5 GB ด้วย iCloud ซึ่งมีอยู่ในอุปกรณ์ Apple ทุกเครื่อง
- Microsoft มอบพื้นที่ 5 GB ให้กับ OneDrive ซึ่งมาพร้อมกับบัญชี Microsoft 365 และ Xbox
หากคุณต้องการพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติม บริการด้านบนมีตัวเลือกแบบชำระเงิน เช่นเดียวกับบริษัทพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์อื่นๆ
เก็บสำเนาเอกสารของคุณไว้
จะไม่ป้องกันคุณจากการพิมพ์และจัดรูปแบบเอกสารของคุณอีกครั้ง แต่การเก็บสำเนาเอกสารสำคัญที่พิมพ์ออกมาอย่างน้อยจะช่วยให้คุณมีเนื้อหาในไฟล์ และนั่นก็ดีกว่าไม่มีอะไรเลย.