หากคุณใช้อุปกรณ์มากกว่าหนึ่งเครื่อง คุณต้องมีโซลูชันหรือกลยุทธ์ในการซิงค์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีอีเมล เอกสาร สมุดที่อยู่ รูปภาพ และไฟล์ล่าสุดที่อัปเดตอยู่เสมอทุกที่ที่คุณไป ต่อไปนี้คือวิธีซิงค์โฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์หลายเครื่องโดยใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และบลูทูธ
แอพที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
ด้วยการซิงค์ไฟล์และแอปบนเว็บ คุณสามารถทำงานในเอกสารบนคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง จากนั้นสักครู่ต่อมา ลงชื่อเข้าใช้อุปกรณ์อื่น (เช่น แล็ปท็อปหรือสมาร์ทโฟน) และทำงานต่อในเอกสารนั้นที่คุณ เหลือ
เว็บแอป เช่น Dropbox, Apple iCloud และ Google Drive ซิงโครไนซ์โฟลเดอร์ระหว่างอุปกรณ์ของคุณในขณะที่บันทึกสำเนาของโฟลเดอร์ที่แชร์ทางออนไลน์การเปลี่ยนแปลงที่ทำกับไฟล์ในโฟลเดอร์นั้นจากอุปกรณ์เครื่องหนึ่งจะได้รับการอัพเดตโดยอัตโนมัติในอุปกรณ์อื่นๆ คุณยังสามารถเปิดใช้งานการแชร์ไฟล์ ใช้โทรศัพท์มือถือเพื่อเข้าถึงไฟล์ และในบางแอพ ให้เปิดไฟล์บนเว็บไซต์
ด้วยแอปบนเว็บ คุณจะบันทึกไฟล์ของคุณไปยังเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล (ระบบคลาวด์) ซึ่งคุณสามารถเรียกค้นไฟล์เหล่านั้นได้ในภายหลัง สิ่งที่คุณต้องมีคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะผ่านผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตหรือแผนข้อมูลในโทรศัพท์ของคุณ โซลูชันบนเว็บยอดนิยมคือชุดแอปของ Google (Gmail, Docs, Photos และอื่นๆ) ใช้แอปของ Google ด้วยตัวเองหรือใช้เป็นส่วนหนึ่งของ Google Workspace ซึ่งมีการผสานรวมที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
Yahoo มีกลุ่มแอปที่คล้ายกัน Microsoft Outlook ให้คุณเข้าถึงปฏิทิน อีเมล รายชื่อติดต่อ และอื่นๆ ทางออนไลน์ผ่านที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
บรรทัดล่าง
หากคุณไม่สะดวกใจกับการจัดเก็บไฟล์แบบออนไลน์ ให้ติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ซิงโครไนซ์ไฟล์ในเครื่องหรือบนเครือข่ายส่วนตัวแอปพลิเคชันการซิงค์ไฟล์ของ Shareware และฟรีแวร์ ได้แก่ GoodSync และ SyncBack นอกเหนือจากการเสนอตัวเลือกที่มีประสิทธิภาพสำหรับการซิงค์ไฟล์ (การเก็บไฟล์ที่ถูกแทนที่หลายเวอร์ชัน การตั้งเวลาสำหรับการซิงค์ การบีบอัด หรือการเข้ารหัสไฟล์) โดยทั่วไปแล้ว โปรแกรมเหล่านี้ยังช่วยให้คุณสามารถซิงค์กับไดรฟ์ภายนอก ไซต์ FTP และเซิร์ฟเวอร์ได้
ใช้อุปกรณ์พกพาเพื่อซิงค์ไฟล์
อีกทางเลือกหนึ่งในการเก็บไฟล์ล่าสุดไว้กับคุณตลอดเวลาคือการใช้อุปกรณ์ภายนอก เช่น ฮาร์ดไดรฟ์แบบพกพา แฟลชไดรฟ์ USB หรือสมาร์ทโฟนของคุณ คุณสามารถทำงานกับไฟล์ในอุปกรณ์พกพาหรือเชื่อมต่ออุปกรณ์กับคอมพิวเตอร์ของคุณผ่านบลูทูธหรือสาย USB เพื่อซิงค์ไฟล์ อีเมล รายชื่อติดต่อ และรายการปฏิทิน
บางครั้ง การคัดลอกไฟล์ไปยังและจากไดรฟ์ภายนอกอาจเป็นทางเลือกเดียวของคุณ หากคุณต้องการซิงค์คอมพิวเตอร์ที่บ้านและที่ทำงาน และแผนกไอทีของบริษัทคุณไม่อนุญาตให้ติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับการอนุมัติ ในกรณีดังกล่าว อุปกรณ์ดังกล่าวอาจไม่อนุญาตให้เสียบอุปกรณ์ภายนอก ดังนั้นโปรดตรวจสอบกับทีมไอทีสำหรับตัวเลือกของคุณ
ซิงค์บัญชีอีเมลด้วย IMAP
เกี่ยวกับอีเมล การเลือกโปรโตคอล IMAP ในการตั้งค่าอีเมลของคุณ (เช่น ในโปรแกรมเดสก์ท็อปของ Outlook) เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับการเข้าถึงคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง โดยจะเก็บสำเนาของอีเมลทั้งหมดบนเซิร์ฟเวอร์ไว้จนกว่าคุณจะลบทิ้ง เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงอีเมลเดียวกันจากอุปกรณ์ต่างๆ ได้
หากคุณใช้ POP ซึ่งดาวน์โหลดอีเมลของคุณไปยังคอมพิวเตอร์ โปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่จะมีการตั้งค่าในตัวเลือกบัญชีเพื่อเก็บสำเนาข้อความไว้บนเซิร์ฟเวอร์จนกว่าคุณจะลบออก วิธีนี้ คุณจะได้รับประโยชน์เช่นเดียวกับ IMAP
โอนไฟล์ Microsoft Outlook (PST)
หากคุณต้องการซิงโครไนซ์ไฟล์ PST ที่จัดเก็บไว้ในเครื่องระหว่างคอมพิวเตอร์ตั้งแต่ 2 เครื่องขึ้นไป คุณจะต้องใช้โซลูชันของบริษัทอื่น เช่น GoodSync อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถส่งออกอีเมลจาก Outlook บนอุปกรณ์เครื่องหนึ่งและนำเข้าในอุปกรณ์อีกเครื่องได้