ต้องรู้
- ก่อนแปลงไฟล์ของคุณให้เป็นดิจิทัล ให้สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดระเบียบไฟล์
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องสแกนหรือเครื่องพิมพ์รองรับซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) และคุณได้ติดตั้งซอฟต์แวร์ OCR แล้ว
- กระบวนการจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการสแกนเอกสารบน Mac หรือสแกนเอกสารบน Windows
การแปลงเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัลสามารถช่วยจัดระเบียบเอกสารสำคัญของคุณได้ ไฟล์ดิจิทัล รวมถึง PDF สามารถแปลงเป็นไฟล์ที่ค้นหาได้โดยใช้ซอฟต์แวร์การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ที่มักมาพร้อมกับเครื่องพิมพ์ซึ่งหมายความว่าข้อมูลของคุณไม่กินเนื้อที่ และง่ายต่อการค้นหา นอกจากนี้ คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ดิจิทัลของคุณบนซีดีหรือดีวีดี บนแฟลชไดรฟ์ ในที่จัดเก็บออนไลน์ นี่คือวิธีการจัดระเบียบเอกสารที่สแกนของคุณ
วิธีใช้เครื่องสแกนเพื่อจัดระเบียบ
นี่คือขั้นตอนบางส่วนที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อจัดระเบียบธุรกิจหรือที่บ้านของคุณโดยใช้เครื่องสแกน คุณจะต้องใช้เครื่องสแกนเอกสารจึงจะใช้งานได้ ไม่จำเป็นต้องมีราคาแพงหรือหรูหรา หากคุณยังไม่มี ให้เริ่มด้วยบทวิจารณ์เกี่ยวกับเครื่องสแกนภาพถ่ายและเครื่องสแกนเอกสารเพื่อการซื้อที่ดีที่สุด
หากคุณไม่ต้องการเครื่องสแกนแยกต่างหาก เครื่องพิมพ์แบบ all-in-one ราคาไม่แพงก็พร้อมช่วยคุณได้
-
ดูเอกสารของคุณและตัดสินใจว่าอะไรที่คุณสามารถแปลงเป็นดิจิทัลและสิ่งที่คุณโยนได้อย่างปลอดภัย
อาจต้องใช้เวลาสักระยะ ทำงานทีละน้อยถ้าจำเป็น
-
ก่อนที่จะแปลงไฟล์ของคุณให้เป็นดิจิทัล ให้สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดเก็บไฟล์ นึกถึงหมวดหมู่ที่คุณต้องการ แล้วตั้งค่าโฟลเดอร์สำหรับแต่ละหมวดหมู่ ใส่ใบเสร็จบัตรเครดิตไว้ในโฟลเดอร์หนึ่ง เอกสารประกันรถในอีกโฟลเดอร์หนึ่ง บิลค่าโทรศัพท์ ใบเสร็จของชำ บิลค่าซ่อมบ้าน และอื่นๆ สามารถใส่ในโฟลเดอร์แยกต่างหากได้ ภายในแต่ละโฟลเดอร์ ให้สร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับแต่ละปี (หรือเดือน) เริ่มต้นด้วยระบบที่เป็นระเบียบและเพิ่มเอกสารใหม่ลงในไฟล์ที่ถูกต้องง่ายกว่าการจัดเรียงระบบทุกครั้งที่สแกนใบเสร็จใหม่
ในการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ใน Windows ให้คลิกขวาที่เดสก์ท็อปแล้วเลือก ใหม่ > Folder ทำซ้ำขั้นตอนนี้ในขณะที่อยู่ในโฟลเดอร์ใหม่ โฟลเดอร์เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อย ในการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ใน Mac ให้เลือก File > New Folder หรือกด Shift+ Command +N
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสแกนเนอร์หรือเครื่องพิมพ์มาพร้อมกับซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) ช่วยให้คุณสแกนเอกสารในรูปแบบ PDF และแก้ไขไฟล์ได้ มีโอกาสดีที่จะติดตั้งซอฟต์แวร์ OCR ที่เหมาะสมบนคอมพิวเตอร์ Windows ของคุณ
หากไม่ได้ติดตั้งซอฟต์แวร์ OCR บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ABBYY FineReader และ Adobe Acrobat Pro DC เป็นตัวเลือกยอดนิยม
-
สแกนเอกสารของคุณแล้ว วิธีที่คุณทำเช่นนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของเครื่องสแกนและซอฟต์แวร์ที่คุณใช้
Lifewire มีคู่มือสำหรับการสแกนเอกสารบน Windows และ Mac
-
เมื่อคุณแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเสร็จแล้ว ให้คอยดูแลเอกสารทางกายภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสแกนเอกสารโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ได้รับใบเสร็จหรือเอกสารใหม่ ไม่อย่างนั้นกระดาษก็จะเริ่มกองอีกครั้ง