ต้องรู้
- พูดให้สั้นและเข้าใจง่าย และเสนอสิ่งที่พวกเขาไม่สามารถหาได้จากแหล่งอื่น
- ยึดติดกับกำหนดการและเทมเพลตที่สอดคล้องกัน
- ยิ่งน้อยยิ่งดี ใช้แบบอักษรสามแบบหรือน้อยกว่า ใช้เฟรมและกล่องเท่าที่จำเป็น และติดไม่เกินหนึ่งหรือสองภาพต่อหน้า
ไม่ว่าคุณจะออกแบบจดหมายข่าวสำหรับสิ่งพิมพ์หรือเพื่อการจัดจำหน่ายทางอิเล็กทรอนิกส์ การยึดมั่นในหลักการออกแบบที่เป็นที่ยอมรับสามารถช่วยให้คุณสร้างจดหมายข่าวที่ดูเป็นมืออาชีพและเป็นมิตรกับผู้อ่านได้ ใช้หลักเกณฑ์พื้นฐานเหล่านี้เมื่อคุณสร้างสิ่งพิมพ์ของคุณ
เน้นที่เนื้อหา
เพื่อให้โดดเด่นและคุ้มค่ากับเวลาของผู้รับ จดหมายข่าวที่ดีต้องนำเสนอเนื้อหาที่มีความหมายในรูปแบบที่กระชับ ยุคของจดหมายข่าว 20 หน้าเสียชีวิตในปี 1990 ทุกวันนี้ เนื้อหาที่ให้ข้อมูล ให้ความรู้ และให้ความบันเทิงมีประสิทธิภาพเหนือกว่าเนื้อหาที่อ่านแบบบันทึกการประชุม
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด:
- ให้สิ่งที่ผู้อ่านไม่สามารถหาได้จากแหล่งอื่น - บทสัมภาษณ์พิเศษ เคล็ดลับจากวงในที่มีความหมาย ฯลฯ
- คนส่วนใหญ่ไม่สนใจเนื้อหาที่มีรายงานการประชุม รายงานการลาพักร้อน หรือเรื่องอื่นๆ ที่น่าสนใจในอดีตเท่านั้น
- ทำให้สั้นและเรียบง่าย ไม่ต้องเขียนหลายสิบย่อหน้า แค่สามหรือสี่ตอนก็เพียงพอแล้ว
- ใช้รูปภาพและภาพประกอบ แต่หลีกเลี่ยงรูปภาพสต็อกหรือภาพตัดปะที่ไม่เกี่ยวกับหัวข้อ
คิดให้รอบคอบเกี่ยวกับการยกภาพหรือเรื่องราวจากอินเทอร์เน็ตในกรณีส่วนใหญ่ การเผยแพร่ซ้ำเนื้อหาที่คุณไม่ได้เป็นเจ้าของ และคุณไม่ได้รับใบอนุญาตให้นำกลับมาใช้ใหม่ อาจนำคุณเข้าสู่กระแสน้ำร้อนทางกฎหมายและการเงินได้ หลักการทั่วไป: หากคุณไม่ได้สร้างมันขึ้นมาเอง คุณจะไม่สามารถรวมไว้ในจดหมายข่าวของคุณได้ เว้นแต่ว่าคุณจะมีหลักฐานการอนุญาต
สม่ำเสมอ
จดหมายข่าวไม่ได้ถูกใช้บนกระดาษเป็นหลักอีกต่อไป - จดหมายข่าวทางอีเมลพิสูจน์ให้เห็นแล้วว่าเป็นเรื่องธรรมดามาก - แต่สิ่งที่คุณสร้างยังคงควรพิมพ์ได้ ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการพิมพ์ทั่วไป
โดยเฉพาะ:
- ใช้กริดเพื่อความสม่ำเสมอของหน้าต่อหน้า การจัดตำแหน่งที่ดีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับจดหมายข่าวที่ดูเป็นมืออาชีพ
- ใช้เทมเพลตและคำแนะนำรูปแบบสำหรับการจัดรูปแบบที่สอดคล้องกัน ไม่ว่าคุณจะใช้แม่แบบของคนอื่นหรือพัฒนาแม่แบบของคุณเอง ก็จงอยู่กับมัน
- ใช้องค์ประกอบซ้ำ เช่น ส่วนท้าย ส่วนหัว และหัวหน้าแผนก
- ใช้แบบอักษรเดียวกันตลอดทั้งจดหมายข่าว
- ใช้สีเพื่อดึงดูดสายตาไปยังข้อมูลสำคัญ แต่อย่าหักโหมจนเกินไป
หลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิง
มากกว่านั้นไม่ได้ดีเสมอไป หากจดหมายข่าวของคุณเต็มไปด้วยแบบอักษร สี รูปภาพ และกราฟิก ผู้อ่านอาจรู้สึกไม่สบายใจ รักษาความสะอาดและเข้าถึงได้
- ใช้แบบอักษรสามตัวหรือน้อยกว่า
- ใช้เฟรมและกล่องเท่าที่จำเป็น
- ใช้ภาพตัดปะ รูปภาพ หรือกราฟิกไม่เกินหนึ่งหรือสองชิ้นต่อหน้า
หลีกเลี่ยงภาพตัดปะถ้าทำได้ ไม่มีอะไรกรีดร้อง "ชั่วโมงมือสมัครเล่น!" เหมือนจดหมายข่าวที่เต็มไปด้วยภาพเส้นสุ่ม
ใช้คอนทราสต์
แม้ว่าจดหมายข่าวที่ยุ่งเกินไปจะดูไม่น่าสนใจ แต่การออกแบบจดหมายข่าวที่ไม่มีคอนทราสต์ - ผนังข้อความขนาดใหญ่มักจะน่าเบื่อ วิธีเพิ่มคอนทราสต์ในจดหมายข่าว ได้แก่
- ใช้แบบอักษรที่มีคอนทราสต์สูง เช่น ประเภทซานเซอริฟตัวหนาสำหรับพาดหัวและฟอนต์เซอริฟสำหรับข้อความเนื้อหา
- ทำให้ใหญ่ ใหญ่จริงๆ ใช้ drop cap ที่เกินจริงหรือขยายไฟล์แนบของสื่อเพื่อสร้างคำชี้แจง
- ใช้พื้นที่สีขาวในรูปแบบของรางน้ำกว้างพิเศษหรือระยะขอบเพื่อต่อต้านข้อความที่หนาแน่น พื้นที่สีขาวเพิ่มพื้นที่หายใจที่มองเห็นได้สำหรับดวงตา
- เพิ่มคำพูดดึงเพื่อแยกบทความยาวและยั่วเย้าผู้อ่าน ทำให้สั้นและน่าสนใจ
จดหมายข่าวอิเล็กทรอนิกส์
หากคุณส่งจดหมายข่าวทางอีเมล คุณต้องปฏิบัติตามกฎหมายของสหรัฐอเมริกาเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดของพระราชบัญญัติ CAN-SPAM ในระดับสูง คุณต้องรวม (มักจะอยู่ส่วนท้าย) ชื่อและที่อยู่ทางไปรษณีย์ของผู้จัดพิมพ์ ตลอดจนลิงก์ที่หาง่ายเพื่อยกเลิกการสมัครรับจดหมายจากรายชื่อผู้รับจดหมาย