ต้องรู้
- ใน Windows: เลือก ไฟล์ > ส่งออก > สร้าง PDF/XPS ยืนยัน PDF ถูกเลือกถัดจาก บันทึกเป็นประเภท.
- ใน Mac: ไปที่ File > Save As ข้าง รูปแบบไฟล์ เลือก PDF.
- ใน Google ชีต: ใช้ ตัวเลือกไฟล์ เพื่อเปิดไฟล์ Excel ไปที่ ไฟล์ > ดาวน์โหลด > PDF > ส่งออก
บทความนี้อธิบายวิธีการแปลงเอกสาร Excel เป็นรูปแบบ PDF รวมถึงการส่งออกจาก Windows หรือ Mac Excel โดยใช้ Google ชีต การใช้ตัวแปลงออนไลน์ และการพิมพ์เป็นรูปแบบ PDFข้อมูลใช้กับ Excel เวอร์ชัน 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 และ Excel สำหรับ Microsoft 365
ส่งออกเป็น PDF ใน Excel บนพีซี Windows
มีหลายวิธีในการแปลงไฟล์ Excel เป็นรูปแบบ PDF เพื่อให้เปิดและอ่านบนอุปกรณ์อื่นได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมสเปรดชีตหรือแอป หากคุณมี Excel บนคอมพิวเตอร์ Windows คุณสามารถแปลงไฟล์รูปแบบ Excel XLSX หรือ XLS เป็น PDF ได้อย่างง่ายดาย
- เปิดเมนู ไฟล์ > ส่งออก menu.
- เลือก สร้าง PDF/XPS.
-
ตรวจสอบอีกครั้งว่า PDF (.pdf) ถูกเลือกถัดจาก บันทึกเป็นประเภท อีกทางเลือกหนึ่งคือการสร้างไฟล์ XPS
Image คุณสามารถเลือกใช้เวลานี้ก่อนที่จะสร้าง PDF เพื่อเปิดหรือปิดใช้งานตัวเลือกขั้นสูงบางอย่าง ไปที่ Options ในกล่องโต้ตอบบันทึก เพื่อทำสิ่งต่างๆ เช่น ส่งออกเฉพาะหน้าที่เจาะจงเป็น PDF ส่งออกแผ่นงานทั้งหมด และอื่นๆ
- เลือกตำแหน่งที่จะบันทึก PDF จากนั้นเลือก เผยแพร่.
ส่งออกเป็น PDF ใน Excel บน Mac
หากคุณใช้คอมพิวเตอร์ Mac การทำ PDF จากไฟล์ Excel สามารถทำได้โดยใช้เมนู Save As
- ไปที่ File > Save As เพื่อเปิดกล่องป๊อปอัปสำหรับบันทึกเอกสาร Excel
-
ถัดจาก รูปแบบไฟล์ ที่ด้านล่างของหน้าต่างนั้น ให้เลือก PDF.
Image จดตัวเลือกด้านล่างกล่องแบบเลื่อนลงการเลือกรูปแบบ คุณสามารถเลือก Workbook หรือ Sheet เพื่อแปลงทั้งสมุดงานเป็น PDF (แผ่นงานทั้งหมดที่มีข้อมูลอยู่ในนั้น) หรือเพียงแค่แผ่นงานที่เปิดอยู่ ตอนนี้
- Select Save เพื่อแปลงไฟล์ Excel เป็น PDF บน Mac ของคุณ
ส่งออกเป็น PDF ด้วย Google ชีต
ชีตคือผู้สร้างและแก้ไขสเปรดชีตออนไลน์ของ Google เนื่องจากคุณสามารถอัปโหลดไฟล์ Excel ไปยัง Google ชีต และเนื่องจากชีตสามารถส่งออกเอกสารเป็นรูปแบบ PDF ได้ จึงเป็นวิธีที่ดีในการแปลง XLSX/XLS เป็น PDF บนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง
-
เปิด Google ชีต และใช้ปุ่ม เครื่องมือเลือกไฟล์ ทางด้านขวาเพื่อเรียกดูและเปิดไฟล์ Excel ของคุณ
-
ไปที่ ไฟล์ > ดาวน์โหลด > PDF (.pdf) เพื่อดูตัวอย่าง ของเอกสารเป็น PDF คุณแก้ไขสิ่งที่ควรส่งออกและการตั้งค่าอื่นๆ ได้
Image - เลือก EXPORT เพื่อบันทึกสเปรดชีตเป็น PDF
ใช้ตัวแปลงออนไลน์
อีกทางเลือกหนึ่งคือการใช้ตัวแปลงไฟล์ เนื่องจากไฟล์ XLS และ XLSX เป็นเอกสาร คุณจึงใช้ตัวแปลงไฟล์เอกสารได้ฟรี
มีตัวแปลง Excel เป็น PDF ออนไลน์บางตัวที่ทำให้สิ่งนี้ง่ายยิ่งขึ้นไปอีก และเนื่องจากพวกมันทำงานกับเว็บเบราว์เซอร์ใดก็ได้ พวกเขาจึงสามารถแปลง Excel เป็น PDF บนระบบปฏิบัติการใดก็ได้
รายการโปรดบางส่วนของเรา ได้แก่ Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF และ Online2PDF
อีกอย่างที่เราชอบคือ FileZigZag อัปโหลดไฟล์ Excel ของคุณที่นั่น แล้วเลือก PDF เป็นรูปแบบเป้าหมาย เลือก เริ่มการแปลง เพื่อแปลงไฟล์ Excel เป็น PDF และรับลิงก์ดาวน์โหลด
'พิมพ์' เป็น PDF
หากคุณไม่ได้ติดตั้ง Excel คุณยังสามารถบันทึกไฟล์ XLSX หรือ XLS เป็น PDF ด้วยโปรแกรม Excel Viewer ฟรีของ Microsoft อย่างไรก็ตาม เนื่องจากเครื่องมือดังกล่าวเป็นเพียงโปรแกรมดูไฟล์ Excel (ไม่ใช่โปรแกรมแก้ไข) คุณต้องติดตั้งโปรแกรมอื่นควบคู่ไปกับมันเพื่อให้รองรับการแปลงไฟล์ PDF
วิธีหนึ่งคือใช้เครื่องพิมพ์ PDF ฟรี เครื่องพิมพ์ PDF ทำงานโดยให้คุณ 'พิมพ์' เอกสารเป็น PDF ซึ่งเป็นวิธีที่ง่ายในการส่งไฟล์ Excel ไปยังตัวแปลง PDF หลังจากนั้นโปรแกรมจะบันทึกเป็นรูปแบบ PDF
- เปิด Excel Viewer และเลือกไฟล์ Excel ที่คุณต้องการแปลงเป็น PDF
- ใช้ปุ่มที่ด้านซ้ายบนของโปรแกรมเพื่อเลือก พิมพ์.
-
เปลี่ยนเครื่องพิมพ์จากเมนูแบบเลื่อนลงข้าง Name ให้เป็นเครื่องพิมพ์ PDF ที่คุณติดตั้ง
Image ในตัวอย่างของเรา เราสามารถเลือก Foxit Reader PDF Printer จากเมนูแบบเลื่อนลง
-
ทำการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่คุณต้องการเพื่อกำหนดลักษณะการพิมพ์ เช่น พิมพ์จำนวนหน้า แล้วเลือก OK เพื่อเปิดซอฟต์แวร์เครื่องพิมพ์ PDF, Foxit PDF Reader ใน กรณีนี้
เครื่องพิมพ์ PDF บางเครื่องจะเปิดโปรแกรมพร้อมคำแนะนำเพิ่มเติม และบางเครื่องจะบันทึก PDF โดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบใดๆ
- แค่นั้น! คุณได้สร้างไฟล์ PDF จากเอกสาร Excel แล้ว!
ทำไมต้องใช้รูปแบบ PDF
ไฟล์ Excel ต้องใช้โปรแกรมเฉพาะในการอ่านและแก้ไข ดังนั้นจึงอาจเป็นเรื่องยากที่จะแบ่งปันเอกสารดังกล่าวกับผู้ที่ไม่มีซอฟต์แวร์ที่จำเป็น อย่างไรก็ตาม รูปแบบ PDF นั้นแพร่หลายกว่ามาก ดังนั้นตราบใดที่มีโปรแกรมอ่าน PDF ติดตั้งอยู่ในคอมพิวเตอร์ คุณสามารถดูไฟล์ได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมดู/แก้ไขสเปรดชีต
ไฟล์ Excel ที่ยังคงอยู่ในรูปแบบ XLSX หรือ XLS สามารถแก้ไขได้ 100 เปอร์เซ็นต์ด้วย Excel หรือโปรแกรมสเปรดชีตอื่นที่คล้ายกัน (เช่น OpenOffice Calc และ LibreOffice Calc) แต่ PDF ไม่ใช่ แม้ว่าจะมีโปรแกรมแก้ไข PDF ให้ใช้งาน แต่ก็มักจะใช้ไม่ได้ผลเช่นเดียวกับการแก้ไขไฟล์ดิบ
