แบบฟอร์มและเอกสารเป็นความจริงของชีวิต แต่ในยุคดิจิทัล การใช้แบบฟอร์มกระดาษมีความยุ่งยากและไม่สะดวกมากขึ้น
DocuSign เป็นเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำที่ช่วยแก้ไขปัญหานี้ อนุญาตให้บุคคลและบริษัทเปลี่ยนการลงนามในเอกสารแบบใช้กระดาษด้วยตนเอง เซ็น จัดการ และจัดเก็บเอกสารในระบบคลาวด์ได้อย่างปลอดภัย รวดเร็ว และง่ายดายจากเครื่องมือเดียว
DocuSign ทำงานอย่างไร
DocuSign มีคุณสมบัติและฟังก์ชันมากมาย รวมถึง:
- อัปโหลดและส่ง: อัปโหลดเอกสารของคุณ ระบุว่าใครต้องลงชื่อในเอกสาร กรอกข้อมูลในช่องที่ถูกต้อง และส่งให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
- Sign: คุณจะได้รับลิงก์ในอีเมลของคุณเพื่อขอลายเซ็น จากที่นี่ คุณจะเลือกลิงก์ ไปตามแท็บ และลงชื่อ DocuSign จะส่งเอกสารโดยอัตโนมัติ
- การจัดการเอกสาร: คุณสามารถดูสถานะของเอกสารได้จากแดชบอร์ด จัดเก็บเอกสารของคุณทางออนไลน์ และจัดการการตั้งค่าเฉพาะ เช่น การสร้างแบรนด์และการมองเห็น
ในการปลดล็อกฟีเจอร์ทั้งหมดของ DocuSign คุณต้องมีแผนรายเดือน แผนเหล่านี้มีตั้งแต่ 10 ดอลลาร์สำหรับบัญชีส่วนตัวไปจนถึง 32 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับบัญชีมืออาชีพด้านธุรกิจ หากคุณต้องการใช้ DocuSign เพื่อลงนามในเอกสารที่คุณได้รับเท่านั้น คุณสามารถใช้แผน DocuSign ได้ฟรี นอกจากนี้ยังมีการทดลองใช้ฟรี 30 วันที่คุณสามารถใช้เพื่อทดสอบเครื่องมือก่อนที่คุณจะสมัครรับข้อมูล
วิธีการส่งเอกสารสำหรับลายเซ็นโดยใช้ DocuSign
สิ่งแรกที่คุณต้องรู้คือวิธีการส่งเอกสารสำหรับเซ็นชื่อโดยใช้ DocuSign ในการเริ่มต้น ลงชื่อสมัครใช้ DocuSign รุ่นทดลองใช้ฟรีหรือบัญชีรายเดือน
-
ในหน้าแรก เลือก เริ่มเลย เพื่ออัปโหลดเอกสารของคุณ หรือลากและวางไฟล์เอกสารลงในช่องอัปโหลดสีขาว
DocuSign รองรับไฟล์รูปแบบต่างๆ ที่อัปโหลดจากอุปกรณ์ของคุณ เช่นเดียวกับผู้ให้บริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Google Drive และ Dropbox ขนาดไฟล์ไม่เกิน 25 MB
-
เมื่ออัปโหลดแล้ว ให้เลือก ถัดไป.
Image หากคุณเป็นผู้ลงนามเพียงคนเดียว คุณสามารถเลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจาก ฉันเป็นผู้ลงนามเพียงคนเดียว เพื่อข้ามไปข้างหน้า
- ป้อนชื่อผู้รับและที่อยู่อีเมล หากคุณต้องการเพิ่มผู้ลงนามหลายคน ให้เลือก เพิ่มผู้รับ.
- เมื่อเพิ่มผู้รับทั้งหมดแล้ว ให้เลือก ถัดไป.
-
วางช่องลายเซ็นของคุณโดยใช้เครื่องมือในแถบเครื่องมือทางด้านซ้ายของหน้าจอ เลือก Signature และวางไว้ในตำแหน่งที่ต้องการลายเซ็น
Image -
เมื่อคุณสร้างฟิลด์ทั้งหมดที่คุณต้องการแล้ว ให้เลือก ถัดไป คุณสามารถเปลี่ยนหัวเรื่องอีเมลและป้อนข้อความอีเมลถึงผู้รับได้ที่นี่
คุณยังสามารถเลือกตั้งการเตือนอัตโนมัติโดยเลือก ส่งการเตือนอัตโนมัติ.
- เมื่อเสร็จแล้ว ส่งเอกสารให้ผู้รับโดยเลือก Send.
วิธีใช้ DocuSign เพื่อเซ็นเอกสาร
คุณได้รับเอกสารจากบุคคลอื่นที่ขอลายเซ็นของคุณผ่าน DocuSign หรือไม่? เซ็นเอกสารง่ายนิดเดียว
-
Select เอกสารรีวิว ในอีเมลที่คุณได้รับจาก DocuSign
ขั้นตอนการลงนามอาจแตกต่างกันเล็กน้อยหากคุณเป็นผู้ใช้ใหม่กับผู้ใช้ที่กลับมา DocuSign แนะนำให้ดูวิดีโอเซ็นชื่อของพวกเขาหรืออ่านคู่มือแนะนำวิธีการทำความคุ้นเคย
-
เมื่อเอกสารเปิดขึ้น คุณต้องตกลงที่จะลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ เลือก ฉันตกลงที่จะใช้บันทึกอิเล็กทรอนิกส์และลายเซ็น จากนั้นเลือก ดำเนินการต่อ.
Image - Select Start ทางซ้ายของเอกสารเพื่อเริ่มลงนาม นี่จะแสดงฟิลด์ทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการกรอกเอกสารของคุณ
-
เลือก ลงชื่อ หากคุณเคยใช้ DocuSign มาก่อน คุณจะเห็นลายเซ็นของคุณทันที หากคุณไม่ได้ใช้ DocuSign ให้ทำตามคำแนะนำบนหน้าจอเพื่อสร้างลายเซ็นใหม่
Image - เมื่อลายเซ็นของคุณเข้าที่แล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องแล้ว จากนั้นเลือก Finish คุณจะเห็นข้อมูลสรุปของเซสชันการลงนาม รวมถึงวันที่ที่คุณลงนามและวันที่ส่งเอกสาร
วิธีสร้าง PDF ที่กรอกด้วย DocuSign
คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้ง่ายๆ ตามจินตนาการโดยใช้เครื่องมือของ DocuSign ในการเริ่มต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชี DocuSign ของคุณแล้ว
- ในหน้าแรก อัปโหลดแบบฟอร์มของคุณ DocuSign จะแปลงแบบฟอร์มเป็น PDF โดยอัตโนมัติ
-
เลือก ถัดไป เมื่อไฟล์ของคุณถูกอัปโหลด
Image - เพิ่มผู้รับแล้วเลือก ถัดไป.
-
บนหน้าจอเตรียม คุณสามารถเริ่มสร้างแบบฟอร์มของคุณโดยใช้ฟิลด์ในแถบเครื่องมือทางด้านซ้ายของหน้าจอ
Image -
เลือกจากฟิลด์และเพิ่มลงในแบบฟอร์มของคุณโดยเลือกพื้นที่ที่คุณต้องการวางฟิลด์ในแต่ละฟิลด์ที่คุณเลือก คุณจะเห็นตัวเลือกเพิ่มเติมที่ด้านขวาของหน้าจอ ตัวอย่างเช่น ช่อง Name อนุญาตให้คุณสลับระหว่างชื่อเต็มและชื่อได้
Image คุณยังสามารถเพิ่มสูตร กล่องข้อความ เมนูแบบเลื่อนลง ปุ่มตัวเลือก และอื่นๆ ทั้งหมดอยู่ในแถบเครื่องมือทางด้านซ้ายของหน้าจอ
- เมื่อกรอกแบบฟอร์มเสร็จแล้ว ให้เลือก ถัดไป เปลี่ยนข้อความอีเมลหากต้องการ จากนั้นเลือก ส่ง เพื่อส่งเอกสารไปที่ ผู้รับ
-
หากต้องการบันทึกแบบฟอร์มของคุณสำหรับใช้ในอนาคต บนหน้าจอจัดการ ให้เลือกเมนูดรอปดาวน์ทางด้านขวาของเอกสาร เลือก บันทึกเป็นเทมเพลต กรอกรายละเอียด จากนั้นเลือก บันทึก ตอนนี้ คุณจะสามารถดูแบบฟอร์มของคุณได้ในหน้าเทมเพลต
Image
วิธีกรอกแบบฟอร์มโดยใช้ DocuSign
ขั้นตอนการกรอกแบบฟอร์มคล้ายกับการเซ็นเอกสารโดยใช้ DocuSign
- Select Review Document ในอีเมล DocuSign ที่คุณได้รับเพื่อเริ่มต้น
- เลือก ดำเนินการต่อ เพื่อเริ่มกรอกแบบฟอร์มของคุณ
- เลือกช่องที่คุณต้องการกรอกหรือเลือก Start เพื่อให้ DocuSign แนะนำคุณตลอดเอกสาร โดยพาคุณไปยังแต่ละส่วนที่ต้องการลายเซ็น
-
ป้อนข้อมูลของคุณลงในช่อง คุณยังสามารถเลือกช่องทำเครื่องหมายหรือตัวเลือกใดก็ได้ในเมนูแบบเลื่อนลง
Image - เมื่อเสร็จแล้ว ให้เลือก Finish แบบฟอร์มของคุณจะถูกส่งกลับไปยังผู้ส่งโดยอัตโนมัติ
