ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือบิตของข้อมูลที่อ้างถึงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ และใช้เพื่อตรวจสอบว่ามีบุคคลที่ตั้งใจจะลงนามในเอกสาร ยืนยันตัวตนของผู้ลงนามแล้ว และเอกสารนั้นไม่มีการเปลี่ยนแปลงหลังจาก ลายเซ็นถูกต่อท้าย แน่นอนว่านั่นทำให้ทุกอย่างฟังดูค่อนข้างง่าย แต่ยังมีอีกหลายอย่างที่เข้าใจลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงวิธีที่จะช่วยให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นข้อมูลทางเทคนิคเกี่ยวกับข้อมูลที่พิสูจน์ความตั้งใจของบุคคลที่จะลงนามในบางสิ่ง ไม่ว่าจะเป็นสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย เช่น สัญญาเช่าหรือสัญญาเช่า หรืออย่างอื่น เช่น ใบลงเวลา ใบแจ้งหนี้ หรือสัญญาค้ำประกันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้นใช้ได้ในสายตาของศาลมาระยะหนึ่งแล้ว และได้ถูกนำมาใช้ร่วมกันเนื่องจากมีการส่งข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งทางอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้นเรื่อยๆ
อย่างไรก็ตาม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดไม่เหมือนกัน ดังนั้นจึงควรทำความเข้าใจความแตกต่างที่สำคัญบางประการก่อนที่จะเริ่มใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลงนามทุกอย่างที่เข้ามา
เทคโนโลยีเบื้องหลังลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
ตามพระราชบัญญัติ ESIGN ปี 2000 “คำว่า “ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” หมายถึงเสียง สัญลักษณ์ หรือกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่แนบมาหรือเกี่ยวข้องอย่างมีเหตุผลกับสัญญาหรือบันทึกอื่น ๆ และดำเนินการหรือนำไปใช้โดยบุคคลที่มี ตั้งใจจะลงนามบันทึก”
สิ่งสำคัญในคำจำกัดความนั้นคือวลี "โดยมีเจตนาที่จะลงนามในบันทึก" เพราะเพื่อให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถูกต้อง ต้องมีกระบวนการในการจับภาพและเก็บรักษาหลักฐานว่าลายเซ็นนั้นถูกต้อง จัดทำขึ้นด้วยความตั้งใจนั่นคือที่มาของเทคโนโลยี
ลายเซ็นดิจิทัลและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ต่างกันอย่างไร
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจด้วยว่าคำว่า "ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" และ "ลายเซ็นดิจิทัล" อาจใช้สลับกันได้ แต่ไม่เหมือนกัน ลายเซ็นดิจิทัลเป็นเทคโนโลยีการเข้ารหัสที่ใช้เพื่อตรวจสอบและบันทึกความตั้งใจที่จะลงนามเมื่อใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ วิธีที่ใช้กันทั่วไปในการลายเซ็นดิจิทัลคือการใช้โครงสร้างพื้นฐานคีย์สาธารณะ (PKI)
วิธีคิด PKI ที่ดีที่สุดคือพิจารณาว่าคุณมีกุญแจสองดอกที่คุณใช้ในการเซ็นเอกสารสำคัญเท่านั้น หนึ่งคีย์เป็นของคุณโดยเฉพาะและไม่มีใครสามารถเข้าถึงได้ ในการรับคีย์นั้น คุณต้องแสดงหลักฐานว่าคุณเป็นใครโดยใช้ใบรับรองความปลอดภัยของคุณเองหรือผ่านบุคคลอื่น (เช่น ผู้ให้บริการลงนามบุคคลที่สาม) ที่ถือใบรับรองความปลอดภัย เมื่อคุณสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถล็อกลายเซ็นด้วยคีย์นั้นได้เมื่อคุณล็อกลายเซ็น ข้อมูลจะถูกจับ ซึ่งรวมถึงตัวตนของคุณ การยืนยันตัวตนของคุณ การประทับเวลา และหมายเลขยาว (เรียกว่าแฮช) ที่เชื่อมโยงกับคีย์ที่สอง
เมื่อคุณส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อยู่ ผู้รับจะได้รับรหัสที่สองที่เรียกว่ากุญแจสาธารณะ ถ้าคีย์ถูกใช้ในสมการทางคณิตศาสตร์เพื่อกำหนดหลายสิ่ง รวมถึงถ้าหมายเลขของคุณสร้างคีย์ตรงกัน ถ้าผู้รับได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเอกสารนั้น และถ้าเอกสารถูกแก้ไขด้วยวิธีใดก็ตามตั้งแต่คุณเซ็นชื่อ
หากทุกอย่างตรงกัน ลายเซ็นจะถือเป็นลายเซ็นที่ถูกต้องและมีผลผูกพันตามกฎหมาย ในทางกลับกัน ถ้าบางสิ่งไม่ตรงกันหรือเอกสารถูกดัดแปลง ลายเซ็นจะถูกยกเลิก สิ่งที่แนบมากับลายเซ็นนั้นเป็นข้อมูลที่จำเป็นในการพิสูจน์ความตั้งใจของคุณที่จะลงนามและตัวตนของคุณ เพื่อที่ว่าหากมีข้อสงสัยทางกฎหมายเกี่ยวกับลายเซ็นของคุณในเอกสาร จะสามารถพิสูจน์ได้ในศาลว่าลายเซ็นของคุณมีผลผูกพัน
เมื่อรู้ทั้งหมดแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดไม่เหมือนกัน และไม่มีระดับความปลอดภัยเท่ากัน
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ประเภทต่างๆ
ลายเซ็นดิจิทัลทั่วไปมีสามประเภท:
- ขั้นตอนที่อธิบายข้างต้นสำหรับการสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นขั้นตอนที่ผู้ให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มักใช้ เช่น DocuSign และ HelloSign เรียกว่า Advanced Electronic Signature (AES) หรือ Qualified Electronic Signature (QES) เป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ประเภทที่ปลอดภัยที่สุดที่มีอยู่
- ขั้นตอนที่ลดลงจากที่เป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์พื้นฐาน ซึ่งยังคงได้รับการคุ้มครองโดยคีย์เข้ารหัส แต่แทนที่จะให้คุณถือคีย์หนึ่งโดยส่วนตัวในขณะที่ผู้รับมีอีกอันหนึ่ง คีย์ของคุณจะถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์อิเล็กทรอนิกส์ สิ่งเหล่านี้ถือเป็นลายเซ็นของพยาน และเอกสารยังคงได้รับการปกป้องจากการปลอมแปลงหรือการเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการใช้ลายเซ็นแล้ว แต่องค์ประกอบการเข้ารหัสที่ใช้ไม่จำเป็นต้องเป็น PKI
- วิธีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัยน้อยที่สุดคือวิธี คลิกเพื่อเซ็น โดยพื้นฐานแล้วจะเป็นการทำเครื่องหมายในกล่อง รูปภาพที่สแกนของลายเซ็นจริงของคุณ หรือชื่อที่พิมพ์เป็นวิธีเซ็นชื่อ ลายเซ็นประเภทนี้มักจะไม่ได้รับการคุ้มครองโดยวิธีการเข้ารหัสใด ๆ ซึ่งหมายความว่าเอกสารสามารถเปลี่ยนแปลงได้เมื่อใช้ลายเซ็น
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเซ็นเอกสารสำคัญอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องไปที่ไหนสักแห่งด้วยตนเองหรือต้องรอส่งเอกสารที่เซ็นแล้วทางไปรษณีย์หรือบริการของผู้ให้บริการขนส่ง ตราบใดที่คุณรู้พื้นฐาน คุณสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างมั่นใจ โดยรู้ว่าลายเซ็นของคุณยังคงเป็นข้อตกลงที่มีผลผูกพัน